ความของ Google Documents

     Google Docs คือ บริการในการจัดการเอกสารแบบออนไลน์ ที่ทาง Google Docs ออกแบบ คิดค้นโปรแกรมขึ้นมาเพื่อนให้เราใช้งานเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำ การแก้ไข และการเผยแพร่เอกสาร โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย และไม่ต้องติดตั้งโปปรแกรมงานเอกสาร เช่น Microsoft Office ฯลฯ  เพียงแค่เรามีอีเมลล์ของ G mail และสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ในระหว่างการใช้งาน เพียงเท่านี้เราก็สามารถเข้าใช้บริการ Google Docs ได้ โดยปัจจุบัน Google Docs มีโปรแกรมย่อยอยู่ 4ตัว คือ Docs , Slide , Sheet , Forms

การเข้าถึง Google Docs

- เข้าถึงได้จาก http://docs.google.com หรือเมื่อ login อยู่ในระบบแล้ว ที่เมนู Google Apps เลือก "Docs"

- จะปรากฏหน้าจอ google docs ดังนี้

การสร้างเอกสาร

เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้ (โดยเลือกแม่แบบที่ใกล้เคียงกับที่เราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขเนื้อหาให้เป็นแบบที่เราต้องการ) หรือสร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ขึ้นมาใหม่ก็ได้

ซึ่ง Google Docs จะมีรูปร่างหน้าตาและการใช้งานคล้ายๆ microsoft word

โปรแกรมจะทำการบันทึกเอกสารให้เองโดยอัตโนมัติเมื่อมีการพิมพ์ หรือ แก้ไขเอกสาร และเมื่อปิดโปรแกรมไฟล์เอกสารจะไปอยู่ใน Google Drive โดยอัตโนมัติ

การสร้างสเปรดชีต

ขั้นตอนการสร้างสเปรดชีต มีดังนี้
1. คลิกปุ่ม “สร้างใหม่” แล้วเลือก “สเปรดชีต”

จะปรากฏหน้าเอกสารที่มีลักษณะคล้ายกับ MS Excel

2. เมนู และแถบเครื่องมือของเอกสารสเปรดชีตมีลักษณะคล้ายกับโปรแกรม MS Excel สามารถใช้งานได้ง่าย เช่น การกำหนดรูปแบบสกุลเงิน วันที่ การใช้ฟังก์ชัน การใส่สูตรคำนวณ การแทรกแผนภูมิ เป็นต้น

3. การเปลี่ยนชื่อเอกสาร เริ่มต้นสร้างเอกสารใหม่ โปรแกรมจะกำหนดชื่อเอกสารเป็น “สเปรดชีตที่ยังไม่ได้บันทึก”

แต่เราสามารถเปลี่ยนชื่อเอกสารเองได้ใหม่ โดยคลิกเมาส์ที่ช่อง “สเปรดชีตที่ยังไม่ได้บันทึก” จากนั้นจะปรากฏหน้าต่าง “เปลี่ยนชื่อสเปรดชีต” ให้เรากรอกชื่อเอกสารที่ต้องการลงไป แล้วกดปุ่ม “ตกลง”

4. พิมพ์เอกสาร และจัดรูปแบบตามที่ต้องการ

5. การแทรกภาพ สามารถแทรกภาพโดยการคลิกที่เมนู “แทรก” หรือ

บนแถบเครื่องมือ จากนั้นจะปรากฏหน้าต่าง “แทรกภาพ” ให้เรากดปุ่ม “Browse” เพื่ออัปโหลดรูป หรือจะให้ Google ช่วยค้นหารูปออนไลน์ก็ได้

6. การแทรกแผนภูมิ สามารถแทรกแผนภูมิได้ตามขั้นตอนดังนี้
6.1 คลิกที่เมนู “แทรก” หรือ

บนแถบเครื่องมือ จากนั้นจะปรากฏหน้าต่าง “เครื่องมือแก้ไขแผนภูมิ”
6.2 คลิกที่คำว่า “เลือกช่วง” เพื่อกำหนดช่วงของข้อมูลที่จะนำมาสร้างแผนภูมิ

6.3 ใช้เมาส์คลิกลากช่วงของข้อมูลที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม “ตกลง”

6.4 คลิกเลือกรูปแบบของแผนภูมิ เช่น แผนภูมิคอลัมน์ จากนั้นกดปุ่ม “แทรก”

7. การเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน ทำได้โดย ใช้เมาส์คลิกขวาที่แผ่นงาน แล้วเลือกคำสั่ง “เปลี่ยนชื่อ” จากนั้นจะปรากฏหน้าต่าง “เปลี่ยนชื่อ”ให้ป้อนชื่อแผ่นงานใหม่ แล้วกดปุ่ม “ตกลง”

8. การเพิ่มแผ่นงาน/แสดงแผ่นงาน ถ้าต้องการเพิ่มแผ่นงาน ให้คลิกที่สัญลักษณ์

และถ้าต้องการแสดงแผ่นงานที่มีอยู่ ให้คลิกที่สัญลักษณ์

9. การบันทึกเอกสาร โปรแกรมจะทำการบันทึกเอกสารให้อัตโนมัติเมื่อมีการพิมพ์หรือแก้ไขเอกสาร หรือถ้าเราต้องการจะบันทึกเอกสารด้วยตนเองก็ให้กดที่ปุ่ม “บันทึกเดี๋ยวนี้”

ส่วนประกอบต่าง ๆ บน Google Spreadsheet

แถบเมนูคำสั่ง (Menu bar) ประกอบด้วยชื่อเมนูที่สามารถเลือกใช้ได้ โดยแต่ละเมนู จะมีคำสั่งย่อยอยู่เก็บเป็นชุดๆ ตามลักษณะการใช้งาน
แถบเครื่องมือ (Toolbar) เป็นส่วนที่ใช้แสดงคำสั่งที่ต้องใช้บ่อย ๆ ซึ่งแสดงอยู่ในรูปของไอคอน เพื่อให้เรียกใช้งานได้อย่างสะดวกและรวดเร็วกว่าการเลือกจากแถบเมนูคำสั่ง
แถบสูตร (Formula bar) เป็นส่วนที่แสดงข้อมูลที่กำลังจะป้อนเข้าหรือแสดงข้อมูลที่จะแก้ไข
ชื่อคอลัมน์ (Column)
ชื่อแถว (Row)
พื้นที่ชีตงาน (Worksheet Area) เป็นพื้นที่ที่ใช้แสดงเอกสารต่าง ๆ ที่เราสร้างหรือเรียกใช้ ซึ่งเป็นกระดาษทำการ (Worksheet) หรือแผนภูมิ (Chart) พื้นที่ทำการใช้ในการเก็บข้อมูลสูตรการคำนวณ , รวมทั้งผลลัพธ์ที่ได้อีกทั้งยังอาจสร้างแผนภูมิรวมไว้ด้วยก็ได้ งานส่วนใหญ่จึงมักใช้อยู่ในกระดาษทำการเป็นหลัก ซึ่งขณะนี้จะแสดงกระดาษทำการชื่อ แผ่นที่ 1
เครื่องมือสร้างแผ่นงาน และปุ่มเลือกรายการแผ่นงานที่มีทังหมด
แถบแสดงรายชื่อแผ่นงาน

Google Slide เป็นเครื่องมือสำหรับสร้างงานนำเสนอ (Presentation) ในรูปแบบต่างๆ เช่นเดียวกับโปรแกรม Microsoft PowerPoint โดยผู้ใช้สามารถ ใส่ข้อความ รูปภาพเคลื่อนไหว แอฟเฟคเสียงดนตรี หรือ Template เพื่อเพิ่มความสวยงามและ ดึงดูดสนใจ สำหรับ Google Slides ทำงานโดย ไม่ต้องติดตั ้งโปรแกรม และสามารถท างานร่วมกับผู้อื่นไปพร้อมๆ กันได้อีกด้วย นอกจากนี ้ Google Slide ยังรองรับการทำงานบนอุปกรณ์ต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต สามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการ ระบบมีการบันทึกทุกอย่างแบบอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องกังวลว่าไฟล์ข้อมูลจะสูญหาย

ขั้นตอนที่ 1: เข้า Google เลือกจุดสี่เหลี่ยม มุมขวาบน เลือก ไดร์ หรือ Drive